E-Rechnung für Selbstständige: Was gilt bis 2028?
Stand: 30. September 2026 · Keine Steuerberatung.
Kurz gesagt
- Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland müssen grundsätzlich E-Rechnungen sein.
- Für Leistungen aus 2025 und 2026 geht bis 31.12.2026 noch Papier oder PDF.
- Für Leistungen aus 2027 geht Papier oder PDF bis 31.12.2027 nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € war.
- Kleinunternehmer dürfen weiter normale Rechnungen schreiben. Das gilt auch für Rechnungen bis 250 €.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungen entsprechen oder sich verlustfrei in sie übertragen lassen. Ein bekanntes Format ist die XRechnung.
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Das Gesetz nennt Papier und andere elektronische Formate „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 UStG).
Wer muss E-Rechnungen schreiben?
Die Pflicht gilt für Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, wenn ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatleute sind davon nicht betroffen.
Die Übergangsfristen
| Leistung ausgeführt | Papier oder PDF noch erlaubt | Bedingung |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird | PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | wenn die Rechnung bis 31.12.2027 übermittelt wird | Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 €, PDF nur mit Zustimmung |
| ab 2028 | nein | – |
Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG. Für Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI) gibt es eine eigene Regel bis Ende 2027.
Ein Punkt, bei dem du genau hinschauen solltest: Die erste Frist gilt nach dem Wortlaut nur für Rechnungen, die bis 31.12.2026 übermittelt werden. Rechnest du eine Leistung aus 2026 erst im Jahr 2027 ab, greift sie nicht mehr. Frag dazu im Zweifel deine Steuerberatung.
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du deine Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ schicken, also auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV).
Andere Firmen schicken dir als Unternehmer aber E-Rechnungen, zum Beispiel für Einkäufe. Du solltest sie also öffnen können.
Rechnungen bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € reicht ebenfalls immer eine sonstige Rechnung. Sie brauchen außerdem weniger Pflichtangaben (§ 33 UStDV).
Und Kladder?
In Kladder schreibst du die Rechnung einmal. Nach dem Festschreiben verschickst du sie als PDF und zusätzlich als E-Rechnung im Format XRechnung. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind in Kladder vorgesehen, dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Übergangsvorschriften, Absatz 38
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
Alle Quellen am 30.09.2026 abgerufen. Dieser Artikel fasst den Gesetzestext zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.